أخبار

في ظل تعافي العالم من جائحة كوفيد-19، لا تزال العديد من الشركات تستضيف فعاليات افتراضية بدلاً من الفعاليات التقليدية. قد يرجع ذلك لأسباب متعلقة بالسلامة نظراً للقيود التي فرضتها الجائحة، أو لرغبة الشركات في تسهيل حضور الأشخاص من مختلف أنحاء الدولة، أو حتى مختلف دول العالم، هذه الفعاليات والتفاعل معها.

ولكن، يتطلب استضافة فعالية افتراضية قدراً كبيراً من التخطيط والتفكير، فمجرد إرسال رابط مكالمة الفيديو ودعوة الأشخاص إلى الانضمام لن يكون كافياً بكل تأكيد.

بعد مضي أكثر من عام من التكيف مع “الوضع الجديد” والعيش في العالم الرقمي بصورة متزايدة، بذلت شركات الفعاليات الافتراضية في جميع أنحاء العالم (ومن بينها twofour54) قصارى جهدها لتطوير الكثير من التقنيات الرائعة والوسائل التي تجعل الفعاليات الافتراضية أكثر إمتاعاً وتفاعلاً وإثارة من ذي قبل.

لدينا هنا في twofour54 جميع مرافق الإنتاج التي تحتاج إليها لاستضافة فعالية افتراضية مميزة، ولدينا خبرات رائدة في إنتاج الفعاليات التي تنظم من خلال تقنيات التواصل الرقمي عبر الإنترنت بمختلف الأحجام لتناسب احتياجات مجموعة متنوعة من الشركات والمؤسسات.

إليك مجموعة من أفضل النصائح حول كيفية استضافة فعالية افتراضية ناجحة…

 

أهم 3 نصائح لاستضافة فعالية افتراضية ناجحة

 

1) فكّر في التوقيت

 

يشمل هذا الأمر الوقت المقرر لاستضافة فعاليتك سواءً بالنهار أو بالليل، ومدة انعقادها، وعدد الدقائق أو الساعات التي ستخصصها لكل فقرة.

إذا قررت استضافة فعالية دولية، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار المناطق الزمنية للمشاركين، ومواعيد عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية لكل دولة مشاركة في الفعالية. لا فائدة من استضافة الفعالية في وقت يناسب نصف جمهورك المستهدف، دون أن يكون مناسباً لباقي المشاركين. بالرغم من صعوبة الأمر، من المهم أن تحاول تحديد وقت بداية ونهاية يناسب جميع المشاركين.

من المهم أيضاً التفكير بعناية في المدة التي ستستغرقها كل فقرة، والتخطيط لجدول أعمال واضح، والأهم من ذلك، الالتزام بجدول الأعمال من البداية إلى النهاية. ليس من المحبذ أن يتجاوز أحد المتحدثين الوقت المخصص له، فيضطر جمهورك إلى الانتظار لوقت طويل حتى يحين موعد الحديث المهتمين به.

تذكّر أن فريقنا المحنك في twofour54 قادر على مساعدتك في إدارة جدول أعمال فعاليتك وإدارته باحترافيه، وبالتالي لن يتوجب عليك تنفيذ كل شيء بنفسك.

 

2) الترويج والمتابعة

 

من الضروري أن تروّج لفعاليتك الافتراضية بقدر الإمكان.

استخدم وسائل التواصل الاجتماعي، والمنشورات الإخبارية، والتواصل الشفهي، ووسائط الإعلام المطبوعة والإلكترونية وأيّة وسيلة أخرى يمكنك الاستعانة بها.

لدينا في twofour54 القدرة على استضافة فعاليات افتراضية تستوعب آلاف الأشخاص، لذا في معظم الحالات  يمكن مواكبة أي مستوى للمشاركة بغض النظر عن أعداد المشاركين.

بعد انتهاء الفعالية، نوصي بإرسال رسالة متابعة إلى جميع المشاركين، ويمكنك استخدامها لتشكرهم على الوقت الذي خصّصوه للمشاركة في الفعالية، وتقديم موجز يضم أبرز مقتطفات الفعالية، والإعلان عن أية مؤتمرات مستقبلية قيد الإعداد. من المهم أن تروّج لفعاليتك المقبلة في وقت مبكر بينما لا يزال نجاح الفعالية السابقة حاضراً في أذهان المشاركين.

قد يكون من المفيد للغاية أن تطلب من الجمهور إبداء آرائهم ومقترحاتهم حول الفعالية. يجب أن تهدف دائماً إلى أن يكون مؤتمرك التالي أو ندوتك الافتراضية التالية أكبر وأفضل من الفعالية السابقة.

 

3) استخدم مرافق الإنتاج ذات جودة عالية  للظهور بمظهر احترافي

 

لدينا في twofour54 جميع المرافق اللازمة لاستضافة جميع أنواع الفعاليات، مثل المؤتمرات والندوات واجتماعات الشركات المخصصة للمحترفين الدوليين. علاوة على ذلك، نوفر خدمات الأطعمة والمشروبات للفعاليات بمختلف الأحجام، سواءً الفعاليات المحدودة التي يشارك فيها عشرات الشخصيات المهمة المحلية أو الفعاليات الكبرى التي تشهد استضافة آلاف الأشخاص من جميع أنحاء العالم.

من خلال العمل مع twofour54 ستتاح لك فرصة الاستفادة من أحدث معدات الإنتاج الحصرية التي تشمل معدات الإضاءة، حوامل وقضبان الكاميرا، إنترنت عالي السرعة واستوديو بخلفية خضراء متوسط الحجم. في الوقت نفسه، سيكون فريقنا من الخبراء مستعداً لمساعدتك في ابتكار خلفية مذهلة ومبهرة تناسب فعاليتك تماماً.

على مدار العام الماضي، حققنا نجاحات كبيرة في استضافة فعاليات افتراضية ضخمة شملت احتفالات العيد المباشرة المقدمة من فلاش إنترتينمنت، وإطلاق المنطقة الإبداعية – ياس، المقر الجديد لـ twofour54.

تتيح لك شراكتك مع twofour54 استخدام نفس الأدوات والأساليب التي طبقناها لإنتاج هذه الفعاليات البارزة. ونضمن لك أيضاً أن تظل جميع مرافق الإنتاج والمعدات مُعقّمة بالكامل طوال الوقت من أجل سلامتك وراحة بالك.

لمعرفة المزيد حول ما يمكننا تقديمه لمساعدتك في استضافة فعالية افتراضية، يرجى التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني: produce@twofour54.com.يحين موعد الحديث المهتمين به.